Digital Transformation กระบวนการทำงานที่ต้องมีความเป็นดิจิทัล สร้างความคล่องตัว สู่การทำงานรูปแบบใหม่ Digital Workplace จะเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ
ผลสำรวจ “Digital Revolutionaries Unlock the Potential of the Digital Workplace” จาก Aruba เผยว่า 73% ของพนักงานใน Digital Workplace มองว่า เทคโนโลยีดิจิทัลช่วยสร้างสัมฤทธิ์ผลเชิงบวกต่อผลการทำงานของตน และ 70% ยืนยันว่าเทคโนโลยีดิจิทัลทำให้การประสานงานร่วมกัน (collaboration) ดีขึ้น สะท้อนให้เห็นว่านอกจากประโยชน์ในเชิงธุรกิจที่องค์กรจะได้รับจากการทำงานแบบ Digital Workplace แล้ว ยังส่งผลดีต่อศักยภาพของพนักงานอีกด้วย
ข้อมูลจาก ACIS Professional Center เผยว่าการเจาะช่องโหว่เพื่อขโมยข้อมูล (Data Breach) จะเป็นประเด็นความกังวลทางไซเบอร์อันดับต้น ๆ ที่ธุรกิจต้องให้ความสนใจในปี 2020 สาเหตุอาจเกิดได้จากการตั้งค่าบนระบบที่ไม่รัดกุมเพียงพอ รวมไปถึงความผิดพลาดอันเนื่องมาจากตัวบุคคลเอง ซึ่งองค์กรสามารถรับมือกับความกังวลนี้ได้โดยเพิ่มมาตรการควบคุมให้แน่นหนายิ่งขึ้น บุคลากร Digital Workflow คือหนึ่งในกลไกการสื่อสาร ประสานงาน การแชร์ข้อมูลและเอกสารดิจิทัลตามลักษณะการทำงาน เพื่อยกระดับการทำงานแบบ Digital Workspace ขององค์กรให้ราบรื่น โดยคำนึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้
- เข้าถึงและแบ่งปันไฟล์งานเอกสารดิจิทัลได้ทุกที่ ทุกเวลา (Share) โซลูชั่นเอกสารดิจิทัลควรช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและแบ่งปันไฟล์งานเพื่อใช้งานร่วมกันได้ตลอดเวลาบนพื้นที่ทำงานออนไลน์ ลดข้อจำกัดเรื่องสถานที่การทำงาน รองรับการใช้งานผ่านแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟน iOS และ Android รวมทั้งสามารถสร้าง URL สำหรับดาวน์โหลดไฟล์เอกสาร ข้อมูลขนาดใหญ่โดยเฉพาะ ช่วยให้การส่งต่อเอกสารดิจิทัลระหว่างพนักงานในองค์กร ลูกค้า หรือซัพพลายเออร์รวดเร็ว
- มีความสะดวก ปลอดภัยต่อการจัดเก็บ และค้นหาไฟล์งานดิจิทัลอย่างเป็นระเบียบบน Cloud (Store) สามารถจัดสรรพื้นที่ทำงานดิจิทัลได้อย่างเป็นระเบียบ สะดวก และปลอดภัยในการใช้งาน เพียงใช้การ search ลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารกระดาษที่เสี่ยงต่อการสูญหาย โดยโซลูชั่นเอกสารดิจิทัลจะให้พื้นที่เก็บข้อมูลที่มีความจุสูงเพียงพอต่อการใช้งานภายในองค์กร และสามารถซื้อเพิ่มเติมได้ตามความต้องการในการใช้งานของแต่ละหน่วยงาน
- เชื่อมต่อการทำงานระหว่างเอกสารดิจิทัลกับเครื่องมัลติฟังก์ชั่นได้อย่างราบรื่น (Print) สามารถเชื่อมต่อการใช้งานโซลูชั่นเอกสารดิจิทัลเข้ากับโซลูชั่นของอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น โซลูชั่นเอกสารดิจิทัลต้องรองรับการอัพโหลดเอกสารแฟกซ์หรือเอกสารที่สแกนเข้าสู่ซอฟต์แวร์ได้โดยอัตโนมัติ และสามารถพิมพ์หรืออัพโหลดเอกสารที่สแกนบนซอฟต์แวร์ได้ทันทีจากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นที่เชื่อมต่อกัน รวมทั้งสามารถสั่งพิมพ์งานผ่านคลาวด์และส่งรหัสให้เพื่อนร่วมงานรับงานพิมพ์ที่เครื่องมัลติฟังก์ชั่นจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำกัดแค่ในสำนักงาน มีประโยชน์ในช่วง Work From Home
- มีฟังก์ชั่นรักษาความปลอดภัยที่ปกป้องข้อมูลได้แบบ 360° (Security) การแชร์ข้อมูลทางธุรกิจนั้นจำเป็นต้องมีทั้งความปลอดภัย สะดวกรวดเร็ว การปกป้องข้อมูลขององค์เป็นสิ่งสำคัญ โซลูชั่นการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลต้องมีระบบความปลอดภัยของไฟล์งานให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งในและนอกองค์กรได้อย่างรัดกุม การตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์เอกสาร หรือตั้งรหัสผ่านสำหรับรับงานพิมพ์ที่เครื่องมัลติฟังก์ชั่นให้กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่อยู่คนละสถานที่ได้ เพิ่มความมั่นใจว่าเอกสารสำคัญจะได้รับการปกป้องข้อมูลยิ่งขึ้น
การบูรณาการระหว่างเทคโนโลยีบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลและโซลูชั่นของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นเข้าด้วยกันผ่านการสร้าง Digital Workspace จะช่วยส่งเสริมให้เวิร์คโฟล์วของงานเอกสารในองค์กรมีความราบรื่นยิ่งขึ้น รองรับรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลือง คุมค่าใช้จ่าย และที่สำคัญสามารถประยุกต์ได้ในหลากหลายสถานการณ์ถือเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรธุรกิจให้เดินเข้าสู่ยุค Digital Transformation ได้อย่างสมบูรณ์แบบ “Working Folder” หนึ่งในบริการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ (Cloud Document Management Service) จากฟูจิ ซีร็อกซ์ มาพร้อมฟังก์ชันมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและมอบระบบรักษาความปลอดภัยงานเอกสารที่องค์กรมั่นใจได้ รองรับการทำงานบนสมาร์ทโฟน ให้การทำงานเอกสารดิจิทัลของคุณเชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างไร้รอยต่อไม่ว่าจะอยู่ที่ใด สำหรับลูกค้าประเภทองค์กร ช่วงนี้สามารถทดลองใช้งานฟรี 60 วัน ได้แล้ววันนี้
