หลักการสำคัญของ ‘การจัดการข้อมูล’ เป็นอีกหนึ่งทักษะสำคัญที่หลายองค์กรอาจหลงลืมไปพื้นฐานการจัดการข้อมูลที่ดีนั้นจะทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้ในสถานที่และเวลาที่เหมาะสม
จากการคาดการณ์ล่วงหน้าว่าข้อมูลจะมีความสำคัญเทียบเท่ากับสกุลเงินที่ช่วยกระตุ้นการเติบโตทางเศรษฐกิจ สภาเศรษฐกิจโลก (World Economic Forum) ได้เริ่มการระบุให้ข้อมูลเป็นสินทรัพย์ประเภทหนึ่งในปี พ.ศ. 2554 เมื่อผ่านไปอีกหนึ่งทศวรรษ ข้อมูลได้เพิ่มมูลค่าขึ้น โดยธุรกิจหลายแห่งที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลได้รับประโยชน์จากข้อมูลอย่างมากในวิกฤตปัจจุบัน ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยว่า การผลักดันสู่ “การเพิ่มการขับเคลื่อนด้วยข้อมูล” เป็นส่วนสำคัญในแผนการฟื้นฟูเศรษฐกิจ ซึ่งรัฐบาลไทยได้ประกาศใช้แผนวิสัยทัศน์รัฐบาลดิจิตอลประเทศไทย พ.ศ. 2560 – พ.ศ. 2564 โดยมุ่งหวังที่จะพัฒนาความสามารถทางดิจิตอลในทุกภาคส่วน อาทิ การเกษตร การท่องเที่ยว การศึกษา วิชาชีพทางการแพทย์ การลงทุน การป้องกันภัยพิบัติ และการบริหารรัฐกิจ เป็นต้น เพื่อกระตุ้นความก้าวหน้าของเศรษฐกิจและสังคมไทย
1. การรวบรวม สินทรัพย์ เพื่อเพิ่ม ‘ยอดสุทธิ’
ทุกวันนี้ องค์กรต่าง ๆ ทั่วโลก รวมถึงประเทศไทยเอง สามารถนำระบบ SGFinDex ของประเทศสิงคโปร์มาเป็นแรงบันดาลใจ เพราะระบบดังกล่าวถือเป็นโครงสร้างดิจิตอลระบบแรกของโลก ที่บุคคลทั่วไปสามารถดึงข้อมูลการเงินจากธนาคารคู่แข่งหรือจากตัวแทนรัฐบาลต่าง ๆ ออกมาได้ โดยสถาณการณ์โควิด-19 ได้บีบบังคับให้เราทบทวนว่าเรามีการใช้จ่ายเงินอย่างไร ทั้งนี้พลเมืองสิงคโปร์แต่ละคนสามารถตัดสินใจทำกิจกรรมทางการเงินได้ดีขึ้นผ่านวิสัยทัศน์ที่กว้างและทันต่อความต้องการ ทั้งในด้านการฝากเงิน ถอนเงิน การลงทุน เงินบำนาญ เงินกู้บ้าน และอื่น ๆ
ที่ผ่านมา ธุรกิจจำนวนมากประสบปัญหาด้านการจัดเก็บข้อมูล เช่นเดียวกับการที่ข้อมูลของผู้บริโภคถูกแบ่งและจัดเก็บแยกจากกันจนกระทั่งระบบ SGFinDex นี้ถูกสร้างขึ้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว สองในห้าขององค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลยังคงประสบปัญหาจากมุมมองที่ไม่แน่นอนด้านการเติบโตของธุรกิจ เนื่องจากไซโลจัดเก็บข้อมูลภายในองค์กร ที่มีอยู่มากมายเกินไป อย่างน้อย ๆ ก็ 50 แหล่งเข้าไปแล้ว
ปัญหาด้านการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวประกอบไปด้วยการมีอยู่ของไฟล์ข้อมูลไร้โครงสร้างและกลุ่มข้อมูลที่ติดอยู่ในคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟนของพนักงาน เซิร์ฟเวอร์และ all-flash arrays ในตัวองค์กร ศูนย์ข้อมูล และคลาวด์สาธารณะ อย่างเช่น AWS, Microsoft Azure หรือ Google Cloud โดยกระบวนการพื้นฐานของการจัดระเบียบให้กับข้อมูลดังกล่าว คือ การซื้อกิจการองค์กร การหาให้พบว่าข้อมูลถูกเก็บอยู่ในส่วนใด การมี ‘หน่วยเก็บข้อมูล’ (storage units) ที่เชื่อมถึงกันและทำงานภายในระบบเดียว การจัดแบ่งข้อมูลที่นำมาใช้งาน และการตรวจสอบและดำเนินการตามมาตรการป้องกันภัยทางไซเบอร์ เป็นต้น
ถึงแม้กระบวนการแก้ไขปัญหาด้านข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้นนี้อาจดูเป็นงานที่ยาก แต่ผลลัพธ์ที่ได้หากทำสำเร็จนั้นถือว่าคุ้มค่าเป็นอย่างมาก เพราะเมื่อเทียบกับของเดิมแล้วนั้น องค์กรชั้นนำด้านการจัดการข้อมูลมีรายได้เพิ่มขึ้นเฉลี่ย 69% มีผลกำไรเพิ่มขึ้น 57% และได้รับความพึงพอใจจากลูกค้ามากขึ้นกว่า 72%
ดังนั้น เพื่อที่จะเอาชนะอุปสรรคด้านเวลาและทักษะภายในองค์กรที่จำกัด องค์กรชั้นนำอย่าง AstraZeneca ได้เปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติ เพื่อให้การเก็บข้อมูลเชื่อมถึงกันได้และให้ผลตอบแทนที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ความพยายามของ AstraZeneca ในการผลิตวัคซีนป้องกันไวรัสโควิด-19 ยังได้รับการสนับสนุนและสามารถดำเนินการได้อย่างเต็มที่มากขึ้น เพราะองค์กรมีการยกระดับความสามารถด้านการรวบรวมข้อมูล จากแต่เดิมที่ผลิตได้สองล้านโดส จนตอนนี้ที่สามารถผลิตและส่งออกไปได้อย่างต่อเนื่องทั่วโลก ปัจจัยหลักต่อความสำเร็จนี้คือการมีโครงสร้างข้อมูลจากซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมข้ามผ่านศูนย์ข้อมูลกลางและมัลติคลาวด์นั่นเอง
2.‘เก็บ หรือ ถอน’ ตามความต้องการ ณ ปัจจุบัน
เมื่อองค์กรได้พัฒนาเครื่องมือที่ช่วยรวบรวมแหล่งข้อมูลที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันได้แล้ว องค์กรต้องเริ่มดูแลข้อมูลในแหล่งข้อมูลเหล่านั้น ราวกับว่าข้อมูลเป็นธนบัตรธนาคารใบหนึ่ง
เราทุกคนใช้ธนบัตร 1,000 บาท และธนบัตร 20 บาท ต่างกัน เพราะมูลค่าของธนบัตรมีมากน้อยต่างกัน และเมื่อคุณจะซื้อของด้วยธนบัตรที่มีมูลค่าสูง คุณก็จะต้องมั่นใจอยู่ก่อนแล้วว่าคุณมีเงินในกระเป๋าสตางค์ที่เหมาะสมและเพียงพอ และแน่นอนว่าเงินสดที่ยังไม่จำเป็นต้องใช้ ก็จะถูกแยกเก็บไว้อย่างปลอดภัย
เช่นเดียวกันกับข้อมูล เพราะไม่ใช่ว่าข้อมูลทุกชิ้นจะสำคัญเท่ากันหมด โดยข้อมูลที่ต้องการให้เข้าถึงได้ทันที หรือที่เรียกกันว่า ‘hot data’ นั้น – ธุรกิจต่าง ๆ จะเก็บไว้ ‘ใกล้ตัว’ แต่ ‘cold data’ ที่ไม่ได้ต้องการใช้ก็ควรถูกเก็บไว้ที่อื่นจนกว่าจะต้องการเปิดใช้งานอีกครั้ง
เหตุผลที่ต้องทำเช่นนี้มีสองประการ ประการแรกคือ ธุรกิจจะสร้างข้อมูลเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ยกตัวอย่างเช่น ปริมาณข้อมูลของผู้ให้บริการด้านสุขภาพเติบโตขึ้นมากถึง 1tb ต่อวัน ประการที่สอง เช่นเดียวกับที่คุณไม่สามารถเก็บเงินทุกบาทที่คุณมีไว้ในกระเป๋าสตางค์ได้ แม้จะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล แต่ตัว all-flash arrays ในองค์กรก็มีพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลที่จำกัดเช่นกัน หากเปรียบกับรูปแบบบัญชีเงินฝากแล้ว ระบบคลาวด์เป็นสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการเก็บข้อมูลของคุณ เพราะมีซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยทำงานเสมือน ‘ระบบ ATM’ เพื่อกระจายข้อมูลได้ทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการ ซึ่งความสามารถนี้ หรือที่เรียกกันว่า tiering technology จะระบุข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานโดยอัตโนมัติและย้ายข้อมูลเหล่านั้นไปเก็บบนหน่วยคลาวด์ในราคาถูก เทียบเท่ากับกาแฟหนึ่งแก้ว
ผมขอยกตัวอย่างที่เกิดขึ้นจริงให้เห็น 2 ข้อ ในระบบสุขภาพ ทะเบียนผู้ป่วยที่รักษาเสร็จแล้วจะไม่ค่อยถูกนำมาใช้ แต่จำเป็นต้องเก็บไว้ตามกฎและกรณีเกิดป่วยครั้งต่อไป ซึ่ง tiering technology จะย้ายข้อมูลผู้ป่วยเก่าออกไปวางบนคลาวด์จนกว่าจะมีการดึงกลับมาใช้อีกครั้ง
ในบริษัทธุรกิจสื่อต่าง ๆ ทีมผลิตต้องการเข้าถึงตัววิดีโอ ตัวหนังสือ ข้อมูลเสียง และไฟล์ภาพกราฟฟิก เพื่อทำข่าวรายวัน ดังนั้นเราจะเห็นประโยชน์ของการเก็บ hot data เหล่านี้ไว้ใกล้ตัวแทนที่จะต้องรอโหลดข้อมูลจากคลาวด์ได้อย่างชัดเจน และเมื่อวงจรการทำข่าวนี้จบลง การที่ยังเก็บ cold data ไว้บน all-flash arrays นั้นก็เหมือนกับการนำรถยนต์สปอร์ตหรูอย่าง Aston Martin มาใช้เป็นรถโรงเรียน ซึ่งเป็นการใช้งานที่สิ้นเปลืองพื้นที่ ศักยภาพ และเงินอย่างสูญเปล่า แทนที่จะนำข้อมูลที่ใช้เสร็จแล้วไปพักบนคลาวด์ เป็นต้น
ทั้งนี้เพื่อที่จะให้ข้อมูลกลายเป็นสกุลเงินในเศรษฐกิจยุคใหม่ของเราได้นั้น ท้ายที่สุดแล้วข้อมูลควรต้องถูกจัดเก็บอย่างคุ้มค่าและสามารถโอนถ่าย ใช้งาน และโยกย้ายผ่านระบบโครงสร้างต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น ถึงแม้การจัดการข้อมูลราวสินทรัพย์ประเภทหนึ่งนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ข่าวดีสำหรับเราคือการมีเทคโนโลยีที่ทันสมัยสามารถเข้ามาช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการและทำให้เป็นจริงได้สะดวกขึ้น เทคโนโลยีเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรรับมือกับ bits และ bytes ด้านการจัดการข้อมูลได้มากกว่าเดิม เพื่อค้นพบโอกาสใหม่ ๆ ทางธุรกิจ เสริมสร้างนวัตกรรม และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสู่จุดสูงสุด
